部下との面談

話せる上司について書いていて思ったこと。

多くの社長さんが、「社員たちがどんなことを考えているのか、本音を知りたい」といいます。そのために、全社員と面談をしたなどという話も聞きます。

それはそれで素晴らしいことなのですが、やり方次第で、効果がアップもすればダウンもします。そこで、今日は、思いつくままに面談のポイントについて書いてみようと思います。

まず、一番最初にやらなければいけないのは、面談の目的を明確にすること。

面談といっても、「社員の考えを聞きたい」のか、「社長の考えを伝えたい」のか、「ある事柄について共通認識を持ちたい」のか、その目的によってやり方が変わってきます。

一番簡単なのは、社長の考えを伝える面談です。極論すれば、とにかく話をすればよいだけですから。気をつけるべき点としては、分かりやすい言葉で伝えることでしょうか。あとは、一方的に話をしていると相手が疲れるので、話が伝わっているかどうかを確認してみたり、相手の意見を聞いてみるなどすればよいでしょう。

次に簡単なのは、共通認識を持つための面談。極論してしまえば、考えを伝える面談よりも、相手の意見を聞く頻度を増やし、意見交換の場を増やせばいいだけです。

最後に、もっとも難しいのは、社員の考えを聞くための面談です。社長が聞きたいのは、本音ベースでしょうが、本音を引き出すというのは、非常に難しいことです。誰でも、先輩や上司など、目上の人、役職が上の人と話をするときには緊張します。相手が社長となれば、そりゃ、もう大変なものです。

もちろん、日頃からコミュニケーションが取れていれば問題ないのですが、それができていないから、じっくり話をしてみたいという部分もあるはずです。

では、社員から本音を引き出す面談のやりかたです。それは、次の3つのステップに分けられます。

1.アイスブレイク(雰囲気作り)
2.聞く、ただ聞く、ひたすら聞く
3.感謝で終わる

もう少し、具体的に説明しましょう。

1.アイスブレイク(雰囲気作り)

社員は、社長と話をするということで、緊張しています。緊張していれば、話せることも話せなくなってしまいます。そこで、最初は、話ができる雰囲気作りをします。

あらかじめ席の配置にも気を配って、正面には座らない方がよいでしょう。真っ正面だと対決するような感じになって、圧迫感があります。そうはいっても向き合って座ることにならざるを得ないことも多いですから、そのときは正面を外して、ちょっとずれて座るようにしておくことです。

さらに、飲み物などをあらかじめ用意しておくと、緊張感も和らぎます。「お茶でも飲んで気軽に・・・」などと始めるわけですね。

そして、最初は世間話。天気の話、話題になっている事件、テレビドラマ、相手の趣味の話・・・いろいろとあると思いますが、まずは、声を出させるところから始めるわけです。口の準備運動をさせるというようなイメージです。

2.聞く、ただ聞く、ひたすら聞く

次は、ただ聞きまくります。「聞く、ただ聞く、ひたすら聞く」ことが大切です。要するに、社長の意見、考えを言ってはいけないのです。

この面談の目的は、社長の考えを伝えるためではなく、社員の本音を引き出すためなので、とにかく聞くという姿勢を崩してはいけません。社員の話に対して、ちょっとでも意見を言ってしまうと、その後の会話は、社員の本音ではなくなる可能性があります。要するに、社長の気に入りそうな話でまとめてくる可能性があるということです。

そうならないためには、社員が何を言っても、とにかく、「聞く、ただ聞く、ひたすら聞く」ことが大切なのです。

聞くときには、うまく相づちを打つことも大切です。「ほー」「へー」「なるほど」など、相手の話を受け入れながら聞くことが大切です。話の意味がわかりにくいときは、「それはどういう意味?」とか、「もう少し具体的にいうと?」などと、質問しても良いでしょう。ただし、そのときも詰問口調になってはいけません。

そうこうしていると、社員も調子に乗ってきて、口が滑らかになってきます。次第に、本音も出てくるという訳です。

3.感謝で終わる

ひたすら聞きまくったら、最後は、感謝で終わります。社長も忙しい中で面談しているわけですが、社員も忙しい時間を割いて面談をしているわけです。「いろいろと話を聞かせてくれてありがとう」という気持ちを伝えることが大切です。

そうすれば、また別の機会に面談することも比較的スムーズになります。

とにかく、本音を引き出す面談は、

1.アイスブレイク(雰囲気作り)
2.聞く、ただ聞く、ひたすら聞く
3.感謝で終わる

で、進めることが大切です。

ここまで読むと、社員との面談が、非常に面倒くさいこと、忍耐が必要なことだということに気づかれるでしょう。

「そこまでしなくても・・・」

そう思われる方もいらっしゃるかもしれません。でも、社員の本音をつかんでいるのと、つかんでいないのでは、大きな違いがあります。

「貴重な情報は簡単には手に入らない」

そう考えれば、納得していただけるのではないでしょうか。

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