【幹部社員からのお悩み相談】会議で意見が出てこない

部下が会議で自分の意見を言いません。
自由に意見を出すように促しても、なかなか出てきません。
どうしたらよいですか?

まずはたくさんの意見が出るようになることを目指す

会議で意見が活発に出るようにするには、その場の空気をどのようにつくるかがカギになります。

特に会議での議論に慣れないうちは、会議特有の雰囲気に慣れるということも重要です。

意見を言わない理由の一つは、「間違った意見を言うと恥ずかしい」「こんなことを言うと怒られるのではないか」という不安です。

ですから、あらかじめ「何をいってもいい」ということを強調し、実際にどんな意見が出てきても否定したりせず、きちんと聞くことが大切です。

良い意見、アイデアというのは、気軽に意見を言い合っているうちに出てくることも多いので、まずは、たくさんの意見が出るようになることを目指しましょう。

リラックスできる、話のしやすい雰囲気をつくる

活発に意見を出させるには、その場の雰囲気も重要です。

第一は、場所をどこにするかです。いつも固い会議をしている会議室だと、固い会議の印象が消えずに、緊張してしまう可能性もあります。できれば、いつもとは違うリラックスできる場所を選ぶとそれだけで雰囲気が変わります。

また、お茶やお菓子を用意することも一つの手です。お菓子を食べることを許可することで、雑談をしている様な雰囲気になり、緊張感は一気に和らぎます。各自が好きなお菓子を持ち寄るということにしても良いかもしれません。

進行役の人は、にこやかに楽しく進行することも大切です。進行役の人がどのように振る舞うかでその場の空気が決まってきますので、固くならず、リラックスできるように少し脱線してもいいぐらいのつもりで進めていくと良いかもしれません。

強制的に発言させて、ウォーミングアップする

誰でも、最初のひと言が一番緊張します。緊張感を解くためには、早めにひと言発言する機会をつくると良いでしょう。

最初に全員にひと言いわせてしまえば、その後の発言は比較的スムーズに出てくるようになります。発声練習のようなものなので内容は何でも構いません。たとえば、今の気分とか今朝食べたものでもいいでしょう。会議の内容によっては、今日の会議に期待することなどを話してもらうとその後の進行につなげやすくなります。

誰でも答えられる質問をして、全員に答えさせることもいいでしょう。その際の注意点は、回答内容を否定しないことと自分の言葉で話をさせることです。

回答内容を否定しないことで、何をいっても大丈夫だという安心感が生まれ、自分の意見を表明するときのハードルが下がります。どんな意見が出てきても、まずは聞いて見るという姿勢で臨むことが大切です。

回答の内容がすでにでているものと同じ場合がありますが、その場合もその人なりの言葉で話してもらうとよいでしょう。「○○さんの意見と同じです」という回答を許してしまうと、考えずに安易に回答してしまうようになりかねません。また、自分の意見をまとめるという練習にならなくなってしまいます。もし、意見が同じだという回答があった場合は、「同じ内容でも構わないので、自分の言葉で説明してください」と自分の言葉で話すよう促しましょう。

まとめ

参加者全員が意見を出し合い活発な議論にするために、次のポイントに気をつけましょう。

  • リラックスした雰囲気で会議を行う
  • にこやかに楽しく進行する
  • どんな意見でも構わない雰囲気をつくる

以上に気をつけながら、何度か会議を実施していけば、徐々に慣れてきて、意見がたくさん出るようになります。しばらくの間は、意見の内容よりも、多くの意見がでてくることに注力していくと良いでしょう。