社員の成長を促進する「組織化・仕組みづくり」
「組織化・仕組みづくり」の具体的な内容は、本当にいろいろなものがあります。
社員に関わることは、すべて関係があります。
ビジョンを実現していくため、戦略を実行するために、社員のモチベーションが高まるようにしたり、社員が働きやすくなるように環境を整えたり、頑張ったことが報われるような制度をつくったり、いろいろと考えられます。
私たちがお手伝いできるのは、ビジョンを実現したり、戦略を実行する上で、問題になっていたり、障害になっているところを探し、それを解消するために、何か仕組みをつくるということです。
内容によっては、「仕組みづくり」よりも「社員研修」や「ワークショップ」の方が効果的な場合もあります。
それは、そのときの状況によって見きわめて参ります。
といっても、これだけでは、何をやるのかが分かりにくいかと思いますので、具体的な例を出して、ご説明いたします。
「組織化・仕組みづくり」の具体的な例
戦略の方針変更に伴う評価制度の変更
もともと、売上第一主義で、売上拡大のためなら、それなりに経費をかけていた会社があります。売上第一の方針なので、売上だけを見ると順調に推移していたのですが、そのために経費をかけているので、まったく利益が出ていませんでした。
そこで、あるときから、利益重視の営業戦略に変更します。営業方針も利益重視のものに変更され、営業担当者にも周知されました。ところが、長年の習慣もあって、経費をかけても売上拡大を図ろうとする担当者も散見されたのです。
その原因の一つは、長年、売上重視でやってきたため、その習慣が抜けきらず、行動が変わらないということでした。
もう一つは、営業担当者を評価する指標が「売上」で、それが修正されていなかったので、新しい営業方針に従い、利益重視の営業をしても評価されない、ということが起こってしまいました。そのため、利益重視の営業方針が徹底されなかったのです。
そこで、評価するポイントも、売上から利益に変更しました。営業方針に合わせて、評価する項目を変更したのです。
会社の方針を変えたときには、行動パターンや、評価指標、営業トークなど、いろいろと変えていかないと、整合性がとれないのですが、実際にやってみないと、問題になる箇所が明らかにならないことがあります。
こんなとき、何が問題になっているかを探り、解決策を講じる。それが、「組織化・仕組みづくり」です。
若手社員が急激に増えたので、メンター制度を導入
もともと、新入社員の育成の仕組み、研修制度などはありましたが、あるときから、新入社員の採用数が大幅に増加し、それまでの制度だけでは対応しきれなくなっていました。
新入社員研修については、特に問題はないのですが、実際に業務についたとき、職場の中で、新入社員の割合が大幅に増えたたため、先輩や上司が対応しきれない状態が発生してしまったのです。
それまでは、新入社員が配属された部署ごとに、上司や先輩が教育したり、フォローしていました。各部署に配属される新入社員も、1人か2人だったため、特に育成制度が整っていなくても、問題は起こらなかったのです。
ところが、新入社員が大幅に増加した年からは、各部署に配属される新入社員の数が、部署によっては5人、6人と多くなり、それまでのやり方では、十分な対応が出来なくなっていたのです。
そこで、新入社員の育成を部署に任せっきりにするのではなく、メンター制度を導入し、会社全体でフォローをしていく体制をつくりました。
メンター制度を導入するに当たっては、「メンター研修」も実施しました。その研修では、メンターの役割について共有したり、どのようにコミュニケーションしたらスムーズに行くのかを学びました。
やり始めてから分かった改善点などもあったので、スムーズに進むように修正をしたりしています。
このように、会社の状況変化に合わせて、うまく対応できるような体制を整えるのが、「組織化・仕組みづくり」です。
初めて新卒の社員を採用した会社の仕組みづくり
創業以来、経験者を採用するということで、新卒の採用はしていなかった会社があります。
ところが、経験者を中途採用することが難しくなり、新卒採用にチャレンジすることにしたのです。
それまでは経験者を雇用していたので、業務について、細かく説明したり、教育しなくても、すぐに戦力になっていきました。
しかし、新卒の社員は、まったくの未経験であり、経験者と同様のやり方ではうまくいきません。
最初は、ていねいに教えるということで対応していたのですが、教える方も何を教えていいか分からないし、新卒の社員も何を聞いたらいいか分からないので、大きなミスが発生したり、業務が滞るような事態になってしまいました。
そこで、新卒社員に任せる仕事について、業務マニュアルを作成し、それにい基づいて研修を行うようにしました。
業務マニュアルは、図や写真を使って、誰でも分かりやすいものをつくりました。ものによっては、動画を使ってもいます。
他には、新入社員を迎えるに当たって必要なことを「チェックリスト」にしたり、教育係用の「新入社員教育マニュアル」も作成しました。
そうすることで、新入社員を迎え入れる側が何をすべきなのか明確になり、しっかりと準備できるようになったので、スムーズに新入社員を迎え入れることが出来るようになりました。
このような、「マニュアル作成」「チェックリスト作成」それに基づいた社員教育なども、「組織化・仕組みづくり」になります。
「組織化・仕組みづくり」の進め方
社長ヒアリング・社内リサーチ
現状の問題・課題、将来のビジョンなどを教えて下さい。
必要に応じて、社員へのヒアリングや、現場視察を行います。
実際にどんな問題が起こっているのか、社員がどのように考えているか、感じているか、行動しているかなどを確認します。
適切な解決策を導き出すために、より詳しく状況を確認させて下さい。
解決策・解決プロセスのご提案
ヒアリング・社内リサーチでの情報をもとに、解決策と、どのように解決策を進めていくかをご提案します。
ご提案内容に、合意して頂けたら、次のステップに進みます。
解決策の実行
ご提案した解決策、計画に基づいて、実行して参ります。
具体的な内容については、解決する課題によって様々ですので、ここでは省略させて頂きます。